Algemene Leden Vergadering (ALV)

/in /door
#_LOCATIONMAP

Datum/Tijd
Date(s) - wo, 06/04 20:00
20:00 -22:00

Categorieën


Het bestuur staat hier voor een dilemma. De verwachting is dat wij ook dit jaar geen ALV op de gebruikelijke wijze met leden en bestuur kunnen organiseren. We kunnen elkaar dus wederom niet in de ogen kijken.

Ook nu zijn er een aantal opties:

  • ALV opschuiven
    • extra maanden opschuiven i.v.m. de bijzondere situatie
  • digitale ALV in de plaats van reguliere

Wettelijk moet een ALV binnen zes maanden na aanvang van het jaar worden gehouden. We zouden dus kunnen opschuiven. Echter zal het lastig zijn om een ALV rond juni te organiseren. Denk aan mogelijke vakanties e.d. Maar denk ook aan vertragingen in het rooster van op/aftreden voor bestuur en commissies. Financiële beslissingen e.d. Dit zal verschuiven lastig maken. Ook mag een ALV i.v.m. de bijzondere situatie buiten de wettelijke zes maanden nog eens extra een paar maanden worden opgeschoven.

Nu worden de financiën rond eind februari definitief opgemaakt. Dit aan de hand van contributies en sponsor gelden e.d. Zouden we opschuiven dan worden financiële beslissingen ook lastiger. In dat geval is het dus handiger om deze de 1e woensdag van maart af te kunnen ronden.

Het bestuur overweegt nu om, net als we dat vorig jaar deden, een digitale versie te organiseren.

Acties in dat geval:

  • zoals gebruikelijk rond half januari aanvangen met de voorbereiding voor een ALV
    • gegevens verzamelen
      • agenda opstellen e.t.c.
      • digitale ALV voorbereiden
      • ALV op website voorbereiden.
    • commissies vragen jaarverslagen e.d. voor te bereiden
    • financiën
      • kascontrole voorbereiden
  • medio februari kascontrole
  • medio februari jaarverslagen e.d. ontvangen
  • eind februari (ruim 4 weken, liefst 5 weken, vóór de ALV) documenten naar de leden sturen.
    • eventueel één of twee weken daaraan voorafgaande extra reacties vragen aan de leden over bijzondere situaties in de ALV.
  • één week vóór de digitale ALV datum een herinnering sturen om deel te nemen aan de digitale versie.
  • sluitingsdatum op (digitale) ALV dag.
    • Verzamelen van alle respons.
  • bestuursvergadering (eventueel met de commissies)
  • ALV notulen opstellen en rondsturen naar de leden.
  • Archiveren.
  • website update met ALV gegevens.